Migration auf Windows 10, und dies im Corona-Lockdown mit überwiegendem Homeoffice-Betrieb und breit gefächerter Standortstruktur eines Hotelkonzerns – die H-Hotels GmbH meisterte diese Aufgabe im Frühjahr 2020 vor allem, weil sie dafür ein automatisiertes Client-Management-System einsetzte. So vollzog sich das Windows-Update im Schnelldurchlauf. In acht Wochen war erledigt, was sonst wohl ein Jahr gedauert hätte.
Ende 2019 hatte die Hotelkette ihr neues Client-Management-System eingeführt, die ACMP Suite von Aagon. Zuvor betrieb das IT-Team die klassische Administration. Bei der naturgemäß heterogenen Standortstruktur – H-Hotels betreiben derzeit rund 65 Häuser in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Ungarn – war das eine extrem aufwändige Angelegenheit. Einiges funktioniert zwar remote, in vielen Fällen ist aber nach wie vor ein Vor-Ort-Einsatz notwendig.
Zum Jahreswechsel 2019/2020 standen dann zwei große IT-Projekte an: die Migration von Windows 7 auf Windows 10 sowie parallel ein Upgrade des Oracle Opera Property Management Systems (PMS), der kaufmännischen Standardhotel-Software für Check-in/Check-out, Buchhaltung etc. Das bestehende IT-Team hätte die damit verbundenen Tätigkeiten und Abstimmungen zwar manuell bewältigen können, aber es wäre letztlich „monkey work“ gewesen: Tausendmal die gleichen Prozeduren auf allen Rechnern durchführen; dies wäre ineffektiv genutzte Zeit gewesen, die sich durch den Einsatz von Client Management einsparen ließ.
Einer der IT-Dienstleister der Hotelkette hatte mit Aagon bereits gute Erfahrungen gemacht, und so kam es recht schnell zur Entscheidung für die ACMP Suite. „Andere Produkte wären für unsere Zwecke einfach zu überfrachtet gewesen, zum einen preislich als auch vom Einsatz her eher auf große Rechenzentren ausgerichtet“, erklärt ein leitender Mitarbeiter des IT-Teams des H-Hotels-Konzerns die Produktwahl. „Aagon und die Hotelgruppe haben einige Gemeinsamkeiten: Beide sind gewachsene Mittelständler auf Augenhöhe, wobei Aagon mit seiner Software die Anforderungen der Hotelgruppe am besten abdeckt. Der direkte Kontakt zum Hersteller ist dem Unternehmen ebenfalls wichtig. „Aagon bietet einen der besten Supports, den ich bislang erlebt habe. Man wird fachlich sehr gut abgeholt“, sagt der leitende IT-Mitarbeiter.
Zentralisierungsstrategie statt autarker IT-Entscheidungen vor Ort
Mit einer grundlegenden Inventarisierung der unternehmensweit 1.300 Clients und 500 Server startete es; die Rechner wurden in der Zentralkomponente der ACMP Suite Desktop Automation erfasst. Seit einigen Jahren fährt das Unternehmen eine Zentralisierungsstrategie. Zuvor war jedes Hotel relativ eigenständig, die Leitung vor Ort konnte darüber entscheiden, ob und wie viele neue PCs mit welchen Anwendungen angeschafft werden etc. Nachteil für die zentrale IT-Abteilung: Sie hat keinen dezidierten Überblick über die Strukturen, die direkt in den Hotels entstanden sind.
700 Clients für das neue Hotelsystem innerhalb einer Nacht angepasst
Nach der Inventarisierung war erst einmal ein schnelles Aufräumen möglich. Software und Hardware wurden getauscht. Anschließend ging es zügig an den Betriebssystemaustausch. Der leitende IT-Mitarbeiter schätzt, dass er für das Windows-10-Upgrade sonst rund eine Woche pro Hotel gebraucht hätte. Mehr als ein Jahr gebundene Arbeitszeit also, bevor man sich überhaupt der PMS-Erneuerung hätte widmen können. Mit dem Client-Management-System war ein Großteil der Rechner innerhalb von acht Wochen auf neuestem Stand. Wo noch immer Rechner auf Windows 7 laufen, liegt dies nur daran, dass manche auf ihnen installierte Software, zum Beispiel für die Schließkartensysteme, noch nicht Windows-10-lauffähig sind.
Beim PMS-Wechsel hat die IT-Abteilung mit dem Client-Management-System innerhalb einer Nacht auf 700 Rechnern notwendige Client-Einstellungen angepasst. Java-Applet-Verknüpfungen auf die neue Version wurden auf den Desktop gelegt, um den Usern vor Ort den Einstieg in die neue Opera-Version so einfach wie möglich zu machen.
Mehr Zeit für strategische IT-Aufgaben
Gezielte Windows-Updates wird die IT-Abteilung künftig über das „Complete Aagon Windows Update Management“ (ACMP CAWUM) einspielen. Davon verspricht sie sich deutliche Performance-Verbesserungen der lokalen PMS-Anwendungen. Denn mit den bisherigen Windows Update Services (WSUS) waren bei großen Datenmengen die Leitungen oft überlastet. Beim Aus-Checken möchte man die Gäste aber ungern auf sich unendlich langsam öffnende Bildschirmmasken warten lassen.
Auch die Self-Service-Funktionen des Client-Management-Systems sind bereits im Einsatz. Über den „Kiosk“ laden sich User alltägliche Tools wie Firefox oder Chrome selbstständig herunter. Sie entlasten dadurch die IT-Abteilung von immer wiederkehrenden Routineaufgaben. Um 60 bis 70 Prozent ist das Supportaufkommen dadurch gesunken, schätzt das Unternehmen.
Homeoffice-Arbeitsplätze über Client Management in der DMZ verwalten
Beide Migrationen – Windows und PMS – fielen in die Zeit des ersten Corona-Lockdowns im Frühjahr 2020. Mit dem Client-Management-System konnte trotz der Herausforderungen des Pandemiebeginns eine zügige Umstellung erreicht werden. Es ist dem Konzern eine immense Hilfe im Alltag, um die weiterlaufenden Aufgaben ordnungsgemäß durchführen zu können, etwa um Software und Updates zu verteilen und zu administrieren. Das IT-Team hatte die Software in die demilitarisierte Zone gehoben, um auch die Homeoffice-Arbeitsplätze darüber managen zu können. Einen Großteil der Büroarbeitsplätze hat die Hotelkette während des Lockdowns ins Homeoffice verlagert. Jeder, der nicht über einen mobilen Arbeitsplatz verfügt, stellte in diesem Zuge seinen Desktoprechner zuhause auf. So war ein unterbrechungsfreies Arbeiten möglich – dank stets automatisiert aktualisierter Software per Client Management.
Über die H-Hotels GmbH
Die H-Hotels Gruppe zählt zu den größten Hotelbetreibern Deutschlands. Zu dem familiengeführten Unternehmen mit Sitz im hessischen Bad Arolsen und rund 3.000 Beschäftigten gehören die Marken Hyperion, H4Hotels, H+ Hotels, H2 Hotels, H.omes und H.ostels, die unter der Dachmarke H-Hotels.com vertrieben werden.
Die stetig wachsende Hotelgruppe ist in insgesamt 50 verschiedenen Destinationen in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit 65 Hotels vertreten. Zu Expansionen in weiteren Metropolen im DACH-Raum kommt mit dem Standort Budapest auch erstmalig die Präsenz im nicht-deutschsprachigen Raum.
Kurz notiert:
Einer grundsätzlichen Zentralisierungsstrategie folgend, sicherte sich die IT-Abteilung der H-Hotels GmbH mit ihrem neuen Client-Management-System die Kontrolle über ihre weitverzweigte IT-Infrastruktur. Besonders während des Corona-Lockdowns erwies sich das System als unschätzbare Hilfe.
Angebundene Arbeitsplatzstationen:
1.800 Windows Clients
Eingesetzte Produkte: ACMP Inventory, ACMP Desktop Automation inkl. Container Adapter, ACMP OS Deployment, ACMP CAWUM
Projektstart: November 2019
Nutzen:
Bildnachweis: www.h-hotels.com
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